La nascita nel 2004 del Regolamento di NILDE ha accelerato la crescita del network di biblioteche che condividevano l'uso del software NILDE.
Le biblioteche NILDE si impegnano a:
a) fornire reciprocamente il servizio DD;
b) far conoscere, rendere disponibile e aggiornare il proprio catalogo di risorse bibliografiche partecipando a Cataloghi Collettivi Nazionali (ACNP, SBN) o rendendolo interrogabile da Meta-OPAC aventi copertura nazionale (MAI).
c) evadere le richieste di documenti nel minor tempo possibile e comunque in un tempo medio di 2 giorni lavorativi ed entro un tempo massimo di 5 giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta;
d) inviare gratuitamente i documenti, salvo eventuali compensazioni a fronte di forte squilibrio tra biblioteca e biblioteca nel numero di documenti richiesti e ricevuti, rilevabile a fine anno;
e) distribuire equamente le proprie richieste su tutte le biblioteche, e comunque inviando ad una stessa biblioteca non più di 3 richieste in media per settimana, e non più di 5 richieste al massimo per settimana.
Queste semplici regole rappresentano il quadro comune entro il quale le biblioteche accettano di aderire al network.
La reciprocità del servizio di Document Delivery (punto a) è il punto più importante del Regolamento ed è alla base della cooperazione: identifica l'impegno di ogni membro nei confronti dell’intero network. A distanza di anni, la creazione un network di biblioteche inclusivo e aperto a tutti si è rivelata la scelta vincente.
Il punto b del Regolamento afferma che le biblioteche devono rendere visibili il proprio posseduto all’intera comunità aderendo ad almeno un catalogo nazionale (inizialmente, questa era una raccomandazione, non un obbligo come adesso). Aderendo attivamente ai cataloghi nazionali le biblioteche si impegnano infatti a fornire un servizio di qualità, oltre che ad utilizzarlo. In caso non facciano parte di nessun catalogo nazionale, hanno un anno di tempo per adeguarsi al regolamento.
Con il punto c del Regolamento le biblioteche si impegnano a garantire una pronta risposta. Le biblioteche accettano di fornire i documenti gratuitamente e, in caso di forti squilibri, potranno richiedere un pagamento alla fine dell’anno (punto d). L’obiettivo finale di queste regole è il semplificare tutte le procedure amministrative dovute alle operazioni di pagamento e evitare inutili sovraccarichi lavorativi. L'ultimo punto e invita le biblioteche a distribuire le richieste DD equamente tra tutti i possibili fornitori.
Queste semplici regole che la comunità si è imposta volontariamente, di fatto sono state alla base del successo del software NILDE, e hanno contribuito a creare un senso di appartenenza alla comunità e ad alimentare continuamente l'interesse a migliorare il servizio e il funzionamento dello stesso network di biblioteche.
