Come funziona NILDE? In che modo vengono processate le richieste?

NILDE supporta l'intero flusso di lavoro delle richieste di Document Delivery che inizia a partire dalla richiesta dell’utente alla propria biblioteca, e termina con la notifica di evasione/inevasione da parte della biblioteca, che comunicherà le modalità di ritiro del documento o le motivazioni dell’eventuale inevasione inserendole nel campo note. In mezzo a questi due momenti c’è il processo di Document Delivery che intercorre tra la biblioteca dell'utente (richiedente) ed una o più biblioteche fornitrici.  Non tutte le biblioteche sfruttano appieno tutte le funzionalità di NILDE: alcune biblioteche scelgono di usare NILDE soltanto per gestire il processo di richiesta tra le biblioteche, senza la gestione delle richieste degli utenti finali.

Un esempio del flusso di lavoro di una biblioteca che utilizza la funzionalità Nilde Utenti potrebbe essere il seguente: un utente scopre un riferimento bibliografico in un database bibliografico o nel discovery tool della propria biblioteca. Questi strumenti devono essere configurati in modo da rendere facile la richiesta al servizio di Document Delivery. Solitamente c’è la presenza di un pulsante “Richiedi via NILDE” o un pulsante del link resolver della biblioteca che manderà la richiesta a NILDE, utilizzando il protocollo OpenURL. NILDE richiederà all’utente di autenticarsi, e a quel punto l'utente avrà a disposizione due opzioni: l' “autenticazione istituzionale via IDEM-GARR” che usa il single-sign on, il cui effetto sarà quello di reindirizzare l'utente al servizio di autenticazione della propria istituzione, e l'autenticazione “in loco” che vuol dire che l’utente dovrà possedere delle credenziali personali fornite da NILDE. Fatta l'autenticazione, l’utente può inviare la richiesta di Document Delivery con un solo click: i campi della richiesta contengono già tutti i dati bibliografici necessari per l'identificazione del documento che si desidera richiedere.

I bibliotecari gestiscono tutte le richieste provenienti dagli utenti nel proprio pannello di borrowing. Per ogni richiesta NILDE interroga automaticamente tutti i cataloghi collegati, ricercando le biblioteche alle quali inoltrare la richiesta. Le biblioteche che possiedono quello specifico periodico o libro verranno visualizzate per catalogo di appartenenza. L'ordine con cui vengono visualizzate le biblioteche fornitrici si basa su un algoritmo che “pesa” tutte le biblioteche NILDE in base al loro "scompenso" nei confronti di tutto il network: NILDE calcola lo squilibrio tra le richieste di borrowing e di lending inoltrate/ricevute da ciascuna biblioteca per l’anno in corso, e visualizza in cima alla lista le biblioteche col maggiore scompenso. Il bibliotecario selezionerà una biblioteca fornitrice con un semplice click.

La biblioteca scelta riceve la richiesta; i bibliotecari del servizio di Document Delivery gestiranno le richieste ricevute nel proprio pannello di lending. Se è stato configurato un link resolver, i bibliotecari potranno verificare se il documento è posseduto con un solo click, ed accedervi direttamente in caso di un documento elettronico. Il pulsante “Trova licenze” aiuterà a cercare la licenza adeguata a quel documento elettronico: se viene trovata e selezionata una licenza (dall’elenco delle licenze mostrate), NILDE applicherà le eventuali restrizioni presenti nella licenza. Per esempio, i bibliotecari potranno evadere la richiesta selezionando NILDE SEDD per caricare il file, o selezionando un altro metodo tradizionale di trasmissione (posta, fax), o altri sistemi elettronici (come Ariel). In caso di SEDD, NILDE inizia a processare dietro le quinte il file caricato effettuando il Digital Hard Copy. Questo processo trasforma un pdf testuale in un pdf immagine e richiede solitamente un paio di minuti di elaborazione del server.

L’evasione, o inevasione, della richiesta verrà notificata alla biblioteca richiedente nel proprio pannello NILDE di borrowing ed anche via e-mail. Se è stata usata la trasmissione SEDD, il bibliotecario potrà aprire il file e stamparlo direttamente dall’interfaccia NILDE, e poi notificare l’utente che l’articolo è pervenuto ed è disponibile in biblioteca o attraverso il sistema di posta interna. Questo termina la gestione di una richiesta di Document Delivery.